Сегодня мы поговорим о том, в каких случаях и каким образом оформляется дубликат трудовой книжки.
Итак, дубликат трудовой книжки выдается, если:
- трудовая книжка утрачена работником;
- трудовая книжка утрачена работодателем;
- в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной;
- трудовая книжка обгорела, порвана, испачкана и т.п., то есть, не пригодна к использованию.
В случае выдачи дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу титульной страницы дубликата мы пишем «Дубликат».
На титульной странице прежней трудовой книжки (за исключением случая ее утраты, когда писать уже не на чем) пишем: «Взамен выдан дубликат серия __, №__».
В случае потери работником трудовой книжки, он должен сразу же сообщить об этом работодателю по последнему месту своей работы. Работодатель, в свою очередь, должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Если работник до поступления к последнему работодателю где то работал, то при оформлении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы указанного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях ранее работал владелец трудовой книжки.
Обязанность предоставить работодателю, оформляющему дубликат, документы, подтверждающие трудовой стаж с прежних мест работы, лежит на работнике. К подтверждающим документам можно отнести копии приказов о приеме на работу и увольнении, трудовые договоры, справки, выписки из приказов и пр.
После этого трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации, где работал сотрудник, структурное подразделение и должность, на которую был принят работник.
Далее, в графе 2 указываем дату увольнения, в графе 3 — основание увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные. В графе 4 указываем наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
После оформления дубликата, вносим запись о нем в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.