Продолжаем тему отпусков.
Скоро новый, 2017 год, самое время начать подготовку к составлению графика отпусков.
Что важно учитывать при составлении графика отпусков
Составляя график отпусков, важно учитывать положения действующего законодательства, льготы, предоставляемые работникам, специфику работы организации. Иногда нужно учесть и пожелания самих трудящихся.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе и пр. Также, ваш коллективный договор (если он у вас есть, конечно) может устанавливать льготы некоторым категориям работников.
Следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. В соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Важно помнить также, что в стаж работы, дающий право на дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
К планируемой продолжительности отпуска целесообразно добавить неиспользованные работником в предыдущем периоде дни отпуска.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Форма графика отпусков
Чаще всего график составляется по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
Но график отпусков может составляться и в разработанной на вашем предприятии форме, утвержденной приказом руководителя организации.
Вам решать, есть ли смысл изобретать велосипед. На самом деле, унифицированная форма довольно удобна.
Как утвердить график отпусков
График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо другим, уполномоченным на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Таким образом, необходимо ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.
График отпусков должен быть утвержден на предприятии не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков?
Составлять приказ об утверждении графика отпусков на следующий год, не обязательно. Если приказ вы сделали, логично предположить, что все последующие изменения придется вносить также приказом.
Срок хранения графика отпусков
Срок хранения графика отпусков — один год. Это следует из п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558. Годовалый срок исчисляется с 1 января года, следующего за истекшим. Получается, что график отпусков на новый 2017 год мы будем хранить до 1 января 2019 г.
Изменение графика отпусков
Перенос срока отпуска возможен при согласии обеих сторон – работника и работодателя.
В случае переноса срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя, в графике отпусков отражают соответствующие изменения (графы 7, 8, 9).
Многие кадровые работники совершают ошибку, не включая в график работников, принятых в течение года, после утверждения графика отпусков. Если после утверждения графика в организацию принимались новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это делается дополнением к документу, используя унифицированную форму № Т-7 (если она применяется) с новыми сотрудниками. Дополнение является приложением к графику отпусков, и его необходимо утверждать так же, как и первоначальный график.
Ну и напоследок, хочу напомнить
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за которое должностные лица могут понести ответственность в виде штрафа, так-что, не забывайте составлять его!