Кадровому работнику часто попадаются трудовые книжки с самыми разными ошибками.
Бывает и так, что печать на титульном листе трудовой книжки отсутствует. Или же отсутствует печать на лицевой стороне вкладыша.
Какие риски существуют для работника, работодателя и как должен поступить кадровик, отвечающий за хранение и ведение трудовых книжек?
Естественно, мы говорим о ситуации, когда трудовую книжку и вкладыши оформляли на предыдущих местах работы.
Что делать, если нет печати на первой странице трудовой книжки?
Если организация, которая оформляла трудовую книжку (или вкладыш) действует, и находится в пределах доступности работника, можно выдать работнику трудовую книжку на основании расписки или акта, для постановки печати.
Если же организации нет (ликвидирована и т.п.), или она находится далеко или у работника нет информации о ее нахождении, можно ничего не делать. Трудовая книжка действительна и без печати на титульном листе.
В Письме от 28.08.2008 № 0807-1 Роструд дал разъяснение о том, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является основанием для признания трудовой книжки недействительной.
В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.
Помимо этого, Пенсионный фонд РФ в своей деятельности руководствуется Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий. В соответствии с пунктом 34 которых, период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждается на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации с 1 января 1997 г. То есть для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.
Подводим итоги
Риски при отсутствии печати на титульном листе трудовой книжки или вкладыша отсутствуют. Кадровый работник, отвечающий за ведение и хранение трудовых книжек, не может нести какой-либо ответственности, так как отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. Кроме того, работник кадровой службы несет ответственность только за период работы сотрудника в данной организации.